Показать меню
14 авг 15:12Технологии

Нюансы архивной обработки документов

Создание архива – неотъемлемая часть деятельности любого предприятия. Это связано с большим объемом разного рода документации, хранение которой является обязательным на протяжении определенного промежутка времени, согласно нормативно-правовым актам.

Однако хранение информации – не единственная задача архива. Специалисты должны выполнять целый ряд манипуляций, среди которых архивная обработка документов.

Стоимость архивной обработки документов зависит от нескольких показателей. В первую очередь, стоит учитывать объем работ. Обработка материалов - целый комплекс мер, направленных на систематизацию и упорядочение документов краткосрочного, долгосрочного и постоянного хранения. К материалам относятся и личные дела сотрудников. Помимо этого, происходит опись дел.

Организовать архив на предприятии крайне сложно, особенно если сотрудники не имеют специальных навыков. Нередко данная задача понимается крайне неоднозначно. Некоторые руководители подразумевают под архивом исключительно хранение документов. Данный миф рассеивается очень быстро, как правило, при первой проверке контролирующих органов, когда сотрудники тратят большой промежуток времени на поиск того или иного договора или отчета. Неупорядоченность документов, несоблюдение условий их хранения приводит к тому, что бумаги портятся, теряются. За непредоставление документов в срок контролирующим органам может быть выписан штраф в несколько сотен тысяч, соответственно, предприятие понесет убытки.

Архивация документов представляет собой процедуру, закрепленную на законодательном уровне. Она призвана решить целый ряд проблем, связанных с организацией архива. Данная процедура дает возможность устранить хаотичность материалов, благодаря чему перед проверкой сотрудники будут выполнять свои прямые обязанности, а не перебирать огромный объем бумаг в поисках нужного файла.

Порядок в документах – залог успешной деятельности предприятия. Архивация подразумевает под собой комплекс мероприятий, в который входят аудит состояния документального и архивного фондов предприятия, выявление научной, практической и исторической ценности документов, формирование дел из отдельных файлов и систематизация бумаг по времени хранения или по тематическому критерию, составление описей материалов, а также составление исторической справки к архиву, переплет документов и их реставрация, выделение дел к уничтожению. В некоторых ситуациях материалы передаются на государственное хранение. Важной составляющей архивации является составление номенклатуры дел.

Загрузка...
Автор: Ольга Иванова
Добавить комментарий
Ваше Имя:
Ваш E-Mail:
Введите два слова, показанных на изображении: *
Лента новостей
В США во время турнира по гольфу молния едва не погубила жизни шести человек10:07Oxxxymiron объявил об уходе из Booking Machine09:57В Калужской области наркозависимый мужчина задержан за убийство 92-летнего ветерана09:55Сергей Ковалев защитил титул чемпиона мира по версии WBO09:48В Екатеринбурге пьяный водитель протаранил четыре машины09:46В Абхазии проходят выборы президента. На пост претендуют девять человек09:43Ситуация на КПВВ Украины: больше машин на «Марьинке»09:35Гороскоп Василисы Володиной на неделю с 26 августа по 1 сентября 2019 года07:49Семь дней до осени: как подготовиться к смене сезонов по Знаку Зодиака07:49Астропрогноз на сентябрь 2019 года07:49Лунный календарь окрашивания волос на сентябрь 2019 года07:49Второе Новолуние в августе 2019 года07:49Создали не украинцы: Власти опозорились обезьяньим фонтаном в Харькове05:15МИД резко ответил на просьбу посольства США отпустить домой американского шпиона04:07Во Флориде казнили серийного убийцу геев03:28Трамп пригрозил Франции ввести пошлины на экспорт вина03:08